商务信函根据用途可分为三种：以业务活动为主的对外商务函件，以公司内部联系文件、指示、通知以及业务报告、呈文等为中心的公司内部文件，以加深与客户之间人际往来、巩固相互间的友好合作关系为目的的社交礼仪信函。在此以对外商务信函为中心，介绍各种贸易往来信函的写法。
给贸易对象写洽谈、订货、联系、催促等商务信函是商贸公司业务活动中一项极其重要的工作，信函写得如何对公司业务经营有着十分重要的意义。作为一种正式文件，在书写时要本着文字简短，表达准确的原则。同时，因为商务信函是写给往来客户和一般消费者的，所以要具备礼仪因素。
中文信函类文章行文简洁、用语凝练，并且有自己的习惯用语和固定格式。日语此类文章特点大致和中文相同，这无疑是翻译中日信函类文章的便利条件。
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